日本ガイシ株式会社様 環境情報一元管理システム 導入事例

環境情報一元管理システム導入事例

Lotus Notes／Dominoの活用で、グループ会社も含めた環境情報管理の大幅な効率化を実現

地球環境の保全を人類共通の重要課題と認識し、環境と調和した企業活動を推進する日本ガイシ株式会社。その環境基本方針は1996年に制定され、早くから環境報告書の開示も行ってきた。しかし、日本ガイシの事業所のみならず、国内外のグループ会社も含んだグローバルな環境負荷低減を推進するにあたり、各拠点の環境データの収集および集計に多くの時間や工数を費やしていた。そこで、リコーが提案するLotus Notes／Dominoデータベースを活用した環境情報一元管理システムを導入し、各拠点の環境情報管理の大幅な効率化を図った。

環境情報一元管理システム導入の背景／課題

環境に配慮した企業経営は、昨今では社会的使命と認識され、顧客満足という観点からも、その透明性を確保することは企業の生命線ともいえます。セラミックスや電力関連など、環境に直結する製品の製造販売を事業とする同社の環境への取組みは、環境保全室を設けた30年以上前に遡ります。環境経営統括部 越野 幸広氏は次のように述べています。「今や、企業活動と環境は切り離すことはできません。グローバルな観点で環境負荷を減らすために、これまで以上に積極的な取組みが求められています。」1996年には同社の環境基本方針を策定、ISO14001認証を取得後、2001年から環境行動5カ年計画が開始されました。第1期にあたる2001年から2005年は、それまで名古屋、知多、小牧の同社3事業所に限られていた環境データの収集対象を、国内および海外のグループ会社を加えた33拠点に拡大し、日本ガイシグループ全体の環境情報の把握ができるようにしました。しかしながら、環境負荷や規制遵守状況など16分類、200項目にわたる環境データ収集はExcelベースで行われ、その集計は非常に時間のかかるものでした。また、日本ガイシ3事業所においては、行政報告様式へのデータ転記や、問合せ対応における最新データの確認に時間を要するという課題がありました。環境経営統括部 松﨑 浩司氏は「3事業所に加え、グループ会社までを対象とするようになると、環境データの集計に多くの時間を要してしまい、データ活用が不十分な状況になりました。グローバルな環境負荷低減活動を推進するためには、こうしたデータ集計を迅速に行い、その結果に基づき、必要な施策を実行していくことが急務でした。」と、当時の課題を振り返ります。
そこで、2006年から始まった第2期環境行動5カ年計画において、これら「環境データの効率的な収集と一元管理、および見える化」を行うことによる、効率的な連結環境管理を目指す取組みの一環として、環境情報一元管理システムの開発が始まりました。

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リコーがご提案した環境情報一元管理システムの概要

そうした中、既に社内導入されていたLotusNotes／Dominoを利用し、これまでのExcelベースの環境データ資産を無駄にせず最大限に活用できるシステムの提案を行ったのが、リコーでした。従来の業務プロセスや、Excelの帳票フォーマットを変更することなく、かつデータ分析の多様性、出力データの加工性などの要件を満足する提案は、システム利用者側のニーズにマッチしたものでした。こうして、日本ガイシ環境情報一元管理システム「ECODAS」が構築されました。
ECODASにおける環境データの入力には、2つの流れがあります。ひとつは、日本ガイシの3事業所が直接データベースに入力する方法。もうひとつは、グループ会社から提出される従来のExcelシートをデータベースにインポートする方法です。インポートについては、Excelファイルをデータベースに貼付・保存するだけで、Excel内のデータが自動的に取り込まれる仕組みになっています。こうして入力された環境データは、データベースで集計・一元化されることにより、様々な角度での迅速なレポーティング、分析が可能となりました。また、これまで使用していたExcelでの様式をそのまま活用し、データ出力を行うことができるため、従来と同様の帳票出力が可能となっています。
日本ガイシ3事業所のデータベースについては、廃棄物処理法に規定されている処理委託伝票の回収期限が近づくと、当該欄が色づけされるなど、リスクの見える化も実現しました。また、セキュリティに関しては、参照権を付与されているユーザーのみ環境データを参照できるよう設定されています。
ECODAS開発にあたったリコーの提案について、情報システム部業務システムグループ 藤川 愛氏は「システム化にあたり、業務フローの整理に始まり、要件整理や、実現が難しい要件に対する代替案の提示まで、きめ細かい提案をいただけました。システム利用部門からの要求に対しても、柔軟で迅速な対応を行っていただきました。」と評価されています。

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環境情報一元管理システム導入効果

ECODASの導入により、従来の手作業による集計が自動化され、大幅に作業工数を削減することが可能となりました。これまではデータ分析用帳票は都度、必要なデータを転記して作成していましたが、瞬時に作成可能となりました。また行政報告様式での出力も可能になったため、届出業務の迅速化ができました。更には、3事業所毎に管理していたデータを一元管理することで、いつでも最新のデータを確認できるので、問合せ対応などに要していた隠れたコストの削減をも実現しています。そして何より、「工数削減によって創出された時間は、本来必要とされる次の施策を前向きに考える時間として活用できます。今後システムの使い込みが進めば、更にその工数が削減されるものと期待しています。」と、松﨑氏は述べています。

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今後の展望

2007年に開始されたシステム開発は、2009年度は改正省エネ法に対応するため、非生産拠点まで対象を拡大しました。環境経営統括部 岡 徹氏は次のように述べています。「今後は、対象拠点の拡大対応や、更なる工数削減をテーマに開発を進めていきます。」また、越野氏は「ECODASは、日本ガイシにおいて環境経営のための重要なツールであり、過去のデータが蓄積された資産でもあります。それらを有効に活用することで、更なる環境負荷低減を推進していきます。」と述べています。今後ますます重要性を増す、環境情報一元管理システム「ECODAS」。リコーもまた積極的なご提案を通じ、日本ガイシの環境経営推進に貢献いたします。

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