個人情報の取り扱い

• 個人情報の取得・取扱いについて
• 個人情報の管理について
• 個人情報の取得と利用目的について
• 個人情報の第三者への提供について
• 特定個人情報の利用目的と取扱いについて
• 個人情報の開示などのお問い合わせと手続について
• 保有個人データの安全管理措置について
• Webサイトにおけるお客様のアクセス情報の取り扱いについて
• 改訂について

個人情報の取得・取扱いについて

リコーITソリューションズ株式会社（以下弊社といいます）は、弊社に個人情報を提供されるすべての方々（以下本人といいます）の個人情報を保護することが、個人情報取扱事業者としての重要な責務であると認識し、その取り扱い方針を以下の通り定め、個人情報の保護に努めます。

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個人情報の管理について

弊社は、個人情報の漏洩、滅失、破棄損等の防止のために、法令、ガイドラインおよび弊社の内部規則に従い、適切な安全管理策を施し、保有する個人情報の保護に努めます。また、従業員に対しても個人情報の適切な取り扱い等についての教育を行い、その保護に万全を期するよう努めます。

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個人情報の取得と利用目的について

1. 弊社は、個人情報を取得させていただく場合は、遵法精神に基づき適正な手段で行います。尚、弊社が個人情報の取得を意図し、ご本人から書面やWebを通じて直接提供いただく場合、個人情報の利用目的を明示させていただきます。ただし、提供時の状況から利用目的が明らかな場合は、利用目的の明示を省略させていただくことがあります。
2. 弊社は、「事業と利用目的一覧」に掲げる利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報を利用いたします。
3. 個人情報保護法の施行前（2005年3月31日以前）に取得し、弊社にてデータベース化し保有する個人情報に関しては、上記の利用目的で継続して利用させていただきます。
4. 弊社は、合併、分社化、営業譲渡等で、事業を承継し個人情報を取得した場合、承継前にご本人に同意を得ている、または通知、または公表した利用目的の達成に必要な範囲内で利用します。
5. 「法令に基づく場合」「人の生命、身体または財産の保護」「国の機関等への協力」に該当する場合は、上記利用目的の範囲外であっても事前の同意を得ずして個人情報を取得し、また利用させていただく場合があります。

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個人情報の第三者への提供について

弊社は以下の場合を除き、個人情報を第三者に提供することはいたしません。

• あらかじめご本人の同意をいただいている場合
• 利用目的の達成のため、弊社が適切な監督を行う業務委託先、代理店等のビジネスパートナーに提供する場合
• 共同して利用を行う場合。
  なお、共同して利用する者の範囲等については「共同利用者一覧」をご参照ください
• 第三者への提供を目的として個人情報を取得しており、かつその目的、提供されるデータ項目、提供手段、停止要求の申し出先を通知あるいは容易に知り得る状態に置いている場合
• 「人の生命、身体または財産の保護」に必要な場合で、ご本人の同意を得ることが困難な場合
• 司法機関、行政機関等から法令に基づき提供を命じられた場合
• 弊社が合併、分社化、営業譲渡等で、個人情報を提供する場合

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特定個人情報の利用目的と取扱いについて

1. 弊社は、「個人情報の保護に関する法律」「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（番号法）「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」を遵守し、特定個人情報（番号法に定める個人番号、および個人番号を含む個人情報）を適切に取り扱います。
2. 弊社は、番号法に規定されている個人番号の利用範囲に関わる個人番号関係事務のためにのみ、個人番号のご提供を依頼させていただきます。
   個人番号をご提供いただく個人番号関係事務は次の通りです。
   
   株主様の特定個人情報
   • 株式に関する支払調書等の法定調書の作成、提出に関する事務
   個人家主様の特定個人情報
   • 不動産の使用料等の支払調書の作成、提出に関する事務
   個人事業主様の特定個人情報
   • 支払調書・支払通知書の作成、提出に関する事務
   企業年金の受給者（受給待機者を含む）の特定個人情報
   • 給与所得および退職所得に関する各種法定申告書および源泉徴収票作成等関連事務
   • 公的年金源泉徴収票作成等関連事務
3. 弊社は、「法令に基づく場合」「人の生命、身体または財産の保護」「国の機関等への協力」に該当する場合を除き、特定個人情報を第三者に提供いたしません。
4. 弊社は、関連法令に基づいた「特定個人情報の取扱い」に関する社内規定を定め、遵守します。

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個人情報の開示などのお問い合わせと手続について

• ご本人又は代理人の方が個人情報の利用目的の確認、照会、変更、利用停止等を希望される場合の手続及び連絡先は、「個人情報に関するお問い合わせ」をご参照ください。
• お問い合わせの際に、ご本人又はご本人の正当な代理人であるか確認を求める場合がございますのでご協力をお願いいたします。ご本人からの依頼であることを確認するため、下記のいずれかをご提出いただきます。
  ・運転免許証のコピー　・健康保険証のコピー　・年金手帳のコピー　・住民票の写し　・パスポートのコピー　・外国人登録証明書のコピー
  代理人による依頼の場合は、上記に加えて代理人資格の確認書類（法定代理人の場合：戸籍謄本/抄本の写し、代理人の場合：ご本人からの委任状）が必要です。
• ご依頼に応じて個人情報を開示する際、所定の手数料（送料等の実費）を申し受けます。
• 以下の事項に該当する場合、ご要望に応じられない場合がありますのであらかじめご了承ください。
  • 委託業務で取り扱う個人情報の場合。
  • ご本人又は正当な代理人との確認ができない場合。
  • 弊社が保有個人データ（注1）を開示することによって、ご本人又は第三者の生命・財産・身体その他の権利利益を害するおそれがある場合。
  • 弊社が保有個人データを開示することによって、弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。
  • 弊社が保有個人データを開示することによって、他の法令に違反することとなる場合。
  • 弊社の保有個人データに関して訂正、追加等のご請求をされた場合に、利用目的からして訂正等が必要ない場合やご要求が事実とは相違する場合。
  • 弊社の保有個人データに関して利用停止等のご請求をされた場合に、利用停止等を行うことが困難な場合であってかつ代替手段によりご本人の権利利益を保護し得る場合。
• 保有個人データに該当しないが、本人から求められる利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求などの全てに応じることができる権限を有する個人情報についても、保有個人データと同様に取り扱います。
• また、保有個人データの第三者に対する提供の記録又は第三者提供を受ける際の記録についても、同様に取り扱います。

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保有個人データの安全管理措置について

当社は、個人データ（当社が取得し、又は取得しようとしている個人情報であって、当社が個人データとして取り扱うことを予定しいているものを含む）の漏洩、滅失、破棄損等の防止、目的外利用等の不適切な取り扱いを防ぐため、法令、ガイドラインおよび当社の内部規則に従い、以下の安全管理策を施し、保有する個人 データの保護に努めます。

• 個人データ取り扱いに係る規律の整備
  個人データの取り扱い方法、責任者・担当者及びその任務について個人データの取扱規程を策定しています。
• 組織的安全管理措置
  個人データを取り扱う従業者および当該従業者が取り扱う個人データ範囲を明確化し、権限を定め、当該権限に従った取り扱いを行います。
  個人データの管理責任者として、「個人情報保護管理者」を任命するとともに、委員会や各組織の管理責任者などの管理体制の構築、社内規程の整備、継続的な改善など組織的な管理体制を構築します。個人データの漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備します。
  個人データの取り扱い状況、社内規程の遵守状況について定期的に監査を実施し確認します。
• 人的安全管理措置
  従業者に対して、個人データの適切な取り扱い等について定期的な教育を実施します。
• 物理的安全管理措置
  当社の業務を行う区域において、これらの施設及び情報に認可されていない物理的アクセス、損傷及び妨害などを防止するため、従業員の入退出管理及び、許可されていない機器の使用の制限を行うとともに、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失を防止するための措置を講じます。また、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じます。
• 技術的安全管理措置
  個人データにアクセスする場合の認証・権限管理・記録などのアクセス管理、システムへの不正ソフトウェア対策やウィルス対策、暗号化や情報システムの監視、などの技術的管理措置を講じます。

また当社は、これらの安全管理措置が適切に講じられていることを担保するために第三者機関による個人情報、情報セキュリティに関する認証を取得し、継続的に個人情報保護体制を維持、改善してまいります。

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Webサイトにおけるお客様のアクセス情報の取り扱いについて

通信途上での盗聴防止策

弊社が運営するWebサイトを通じて、お客様ご本人より個人情報などの機密性の高い情報をご提供いただく際には、通信途上における第三者の盗聴等を防止する目的で、SSL（Secure Sockets Layer）による暗号化技術を使用いたします。ただし、お客様のコンピュータ環境により、これらの技術の利用をご利用いただけない場合もございます。SSL非対応ブラウザ用のページもご用意しておりますが、その際には情報は暗号化されませんので、あらかじめご了承ください。

クッキー（Cookie）、Webビーコンの利用

弊社のWebサイトでは、Cookie（注2）、Webビーコン（注3）を、以下の目的のために利用する場合があります。

• ご利用のブラウザ、あるいはご利用者を特定し、認証の手間を軽減するため。
• Webサイトやメールニュースの利用状況を把握し、改善を行うため。
• Webサイトの表示を、お客様ごとにカスタマイズするため。
• あらかじめ個人情報を登録いただくサービスにおいて、お客様のサービスのご利用状況を把握し、改善を行うため。

弊社のWebサイトを、お使いのブラウザにおいてCookieを受け付けない設定や、画像を表示しない設定でご利用いただく場合、Webサイトで提供している機能の一部がご利用できない場合がございます。

Googleアナリティクスの利用

弊社Webサイトでは、アクセス数を確認するためにGoogleアナリティクスを利用することがあります。Googleアナリティクスは、ファーストパーティクッキーを利用して、弊社Webサイトへのアクセス情報を収集します。アクセス情報の収集及び利用方法については、Googleアナリティクスサービス利用規約及びGoogleプライバシーポリシーによって定められています。
Googleアナリティクスについての詳細は、以下のページをご参照ください。

https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=ja

ログ情報の利用

お客様が弊社のWebサイトをご利用された際に、お客様が使用しているIPアドレスをはじめとしたアクセスログ情報を記録しております。本情報は弊社のWebサイトの利用状況把握のために利用し、ユーザ認証が必要なページ以外では、利用者本人を特定する目的では利用いたしません。

リンク先個人情報の取り扱いについて

Webサイトからリンクされている弊社および弊社グループ以外が運営するWebサイトにおける個人情報の取り扱いについては、弊社が責任を負うことはできません。

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改訂について

弊社では、利用目的の変更、安全性向上、また関連法令及び規範の改訂に応じて、本「個人情報の取り扱い」を改訂する場合がございます。お客様におかれましては、弊社Webサイトなどにて定期的にご確認いただくことをおすすめいたします。

（注1）

弊社が開示・訂正・利用停止等を行う権限を有し、６ヶ月を超え保有する個人データをいいます。

（注2）

ブラウザーがWebサイトをアクセスした際にWebサーバーから送られ、以降のアクセス時にブラウザーからサーバーに送信される識別情報をいいます。

（注3）

Webサイトのページ中に含まれる、ページがアクセスされたことを記録するための小さな画像ファイルをいいます。

制定：2009年7月1日
改訂：2024年8月1日

リコーITソリューションズ株式会社
代表取締役 社長執行役員　野水 泰之
個人情報保護管理責任者　木村 寛